PLATAFORMA HOMOLOGACIÓN - GUÍA USUARIO (SOCIO)

 Recordad que:

 Presentación General de la plataforma

1. Acceso a la plataforma
   

Todos los usuarios deben de logarse, recuperando su contraseña (se enviará un email con las instrucciones desde Calidalia). Si alguien tiene problemas por favor informar.

1. Estado de los proveedores

1. Estructura Plataforma.

 
Se plantean 3 pilares principales:

1. Planta /Centros (si es distribuidor): solo se puede validar si previamente están visadas las pestañas de cada planta. Una vez visadas, el Socio podrá validar y una vez validadas todas las pestañas, esa planta queda homologada automáticamente.

1. Productos: El Socio solo puede validar si tiene las pestañas previamente visadas por Calidalia y una vez se validen todas por parte del Socio automáticamente ese producto queda homologado

Dos pestañas adicionales:

1. Comentarios: Cualquier comentario, duda, consulta… que se quiera realizar bien al proveedor o a Calidalia. Esta pestaña nos permite tener toda la trazabilidad de correos y respuestas.

1. Información/Documentación Adicional: Esta pestaña se habilita solo a petición del proveedor. Se puede habilitar en una o varias áreas. Actúa como un repositorio documental, para aquellos documentos que sean de interés para el Socio. Esta pestaña se gestiona solo por parte del Socio y no afecta al avance ni estado del proceso del proveedor.

Nota aclaratoria: El hecho de que un proveedor (parte general) este homologado no implica que todas sus plantas o artículos estén homologados, la plataforma esta "viva”, esto es, si a un proveedor se le vinculan nuevos artículos, tendrán artículos sin homologar pero el proveedor no deja de estar homologado o puede ser que tenga tres plantas y solo una de ellas finalizada y homologada, puede tener 4 artículos y solo haber completado 2 de ellos. 

Flujo de validaciones:

1. Acciones de Validar / Desvalidar
   

 

Una vez revisada una pestaña por parte del Socio y si todo es conforme utilizará el botón de Validar para darla el visto bueno.

Solo debe desvalidarse si existe una no conformidad con lo que haya contestado o aportado el proveedor en plataforma, esto es, si requerimos que el proveedor tenga que realizar alguna modificación en el cuestionario o documentos aportados.

No debe desvalidarse:

1. Para hacer una consulta (utilizar la pestaña de comentarios)

1. Corregir una fecha de un documento siempre que esa fecha este en vigor (avisar a Calidalia para que se corrija)

1. Por documentos caducados(enviar un recordatorio al proveedor para que agilice la actualización de documentos)

1. Por documentos que ya han sido actualizados por el proveedor y están pendentes de visar (Calidadalia) o de validar (Socio) . Ver apartado “Gestión Documentos Técnicos Cadudados”.

El proveedor es el que recibe el email con el motivo de desvalidación.

Debe explicarse con detalle y de la forma más clara posible el motivo de desvalidación para que tanto el proveedor como Calidalia sepan exactamente lo que deben de hacer. 

1. % Avance
   

Los % avanzan en cada una de las áreas (proveedor, plantas/centros y producto) en función de las pestañas que se van Validando/Visando por cada una de las partes.

Es un indicador del avance y de las gestiones que tenemos pendientes de realizar.

1. Versionado / Control de Cambios en los cuestionarios y documentos.
   

Recordad que una vez que Calidalia Visa el sistema guarda copia de todo y el proveedor no puede modificar nada.

Los iconos en color naranja nos indicarán que el proveedor ha realizado una modificación.

 

Podremos consultar en cualquier momento las diferentes versiones que se hayan generado (clicando en los iconos)

1. Acciones en plantas y artículos:
   

Se podrán gestionar a través del botón azul (desplegable) situado a la derecha de las plantas y artículos.

 

1. Plantas
   

Inactivas: se quedan en Standby, sin seguimiento ni actualización. Se pueden reactivar en cualquier momento.

1. Productos

Revisión de pestañas del Panel de Control:

 

1. Documentación : Proveedor, planta/centro , Producto 
   
2. Buscadores de Proveedores, plantas/centros y Productos.
   
3. Informe de Preguntas
1. Permite realizar cualquier búsqueda sobre cualquier pregunta incluida en el cuestionario de la plataforma y las respuestas de los proveedores (por ejemplo. País de Origen)

1. Incidencias: Alta / Seguimiento /Cierre.
   

 

1. Solo se visualizan y gestionan por parte del Socio de Calidalia.
   
2. Se podrán gestionar a través del botón azul (desplegable) situado a la derecha en el listado de proveedores.
   
3. Las incidencias por regla general las abre Calidalia cuando hay algún problema con el avance del proveedor (pago, aceptación políticas, porque no les estáis comprando... etc)
   
4. El Socio también deberá abrirlas para informar de si existe algún motivo que impide avanzar al proveedor.
   
5. Los usuarios del Socio que las reciban deben:
   
1. hacer seguimiento de ellas, para ello cada incidencia permite "crear seguimientos".
   
2. Y cerrarlas indicando en ellas la respuesta/solución a esa incidencia (ejem. Asumimos el pago de la cuota de este proveedor)
   

 Gestión Documentos Técnicos Caducados

Las actualizaciones de los certificados, emitidos por entidad Certificadora y que van con fecha de expiración en el propio documento (Certificados GFSI, Halal, Kosher, etc ), se revisan solo por parte de Calidalia. Atención! Puede darse el caso que se produzcan modificaciones en el alcance de los certificados que Calidalia no evalúa, por lo que si en alguna revisión el Socio detecta que el Certificado Renovado no es válido debe desvalidar la pestaña que esté afectada por este documento para que el proveedor proceda a su revisión.

Las actualizaciones de los documentos técnicos que se han definido con fecha de caducidad por parte del Socio (FT, Apcc´s, Declaración de Origen, Alérgenos, Mosh-Moah, etc) llegada la fecha de caducidad: 

1. El proveedor debe aportar una versión actual (se permite que fechen los documentos a mano y los sellen para darles validez)
2. Calidalia visará que el documento aportado es el solicitado (recordad que Calidalia no entra a valorar técnicamente el contenido de la plataforma ni de los documentos)
   
3. El Socio deberá validar o desvalidar (si no es correcto) ese documento.

Estas gestiones de Validación Técnica de los documentos caducados por parte del Socio se pueden realizar desde:

1. El área de gestión documental del proveedor, situado en la parte superior izquierda, a través del botón azul “validar documentos pendientes ".
   

 

1. o desde el área general de gestión de documentos, barra lateral "gestión documentos"

 

 

Acciones de Validar / Rechazar

 

 

1. Si el documento aportado por el proveedor NO es válido, se debe rechazar indicando de la forma más clara y detallada el motivo por el que se rechaza para que el proveedor y Calidalia sepan exactamente lo que tienen que revisar. Recordad que todo aquello que se escriba en la desvalidación le va a llegar al proveedor.
   
2. Este documento NO sustituye al previamente visado/validado hasta que el Socio lo valide finalmente. Hasta que no sea Validado por el Socio aparecerá marcado con un icono rojo a la izquierda del documento, de tal forma que se podrá consultar.
   

1. Siempre se guardará una copia de los documentos subidos y rechazados para que se puedan consultar.
   

 

CONTACTO URGENCIAS: Este contacto solo deberá utilizarse en caso de que la plataforma se quede sin acceso y/o servicio y se requiera alguna documentación o información de la plataforma con carácter de urgencia.

Departamento de Tecnología: Cristina García – cgarcia@calidalia.com- 667876111

Muchas gracias,

Equipo Soporte SmartQuality